Jak zarejestrować zmianę statutu stowarzyszenia?

Stowarzyszenia to jedne z popularniejszych organizacji pozarządowych. W Polsce jest zarejestrowanych 107 tys. stowarzyszeń wg rejestru REGON, zgodnie z danymi na koniec 2021 roku.

W niniejszym artykule opisujemy jedynie stowarzyszenia (tzw. stowarzyszenia rejestrowe), nie uwzględniając stowarzyszeń zwykłych. Te same przepisy dotyczą również m.in. ochotniczych straży pożarnych czy lokalnych organizacji turystycznych, a także związków stowarzyszeń.

Po pierwsze, trzeba podjąć uchwałę o zmianie statutu. To sam statut określa kworum oraz procedurę. Zmianę uchwala Walne Zebranie Członków lub Walne Zebranie Delegatów.

Warto podkreślić, że Walne Zebrania Członków można zwoływać również w formie elektronicznej lub obiegowo. Jako że wygasły przepisy tzw. ustawy covidowej, to trzeba odpowiednie przepisy wprowadzić do statutu.

Do wniosku o rejestrację załączyć należy protokół wraz z listą z zebrania. Nie jest powiedziane, kto podpisuje protokół, może to być przewodniczący zebrania, protokolant, albo jeden i drugi.

Załączamy też jednolity tekst statutu (w formie papierowej – dwa razy, jeden przeznaczony jest dla organu nadzoru).

Czytaj też: Nowoczesna Poradnia Prawna. Porady przez internet w trudnych sprawach prawnych

Rejestracja w formie papierowej

Kiedyś jedyną formą była rejestracja w formie papierowej, nadal została jako forma dla stowarzyszeń i innych organizacji społecznych i zawodowych. Warto pamiętać o tym, że wypełnione muszą być wszystkie rubryki wniosku, nawet niedotyczące nas bezpośrednio.

Przedstawiamy wzór wypełnionego wniosku.

Można doręczyć osobiście do odpowiedniego wydziału gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego albo wysłać pocztą.

Wniosek podpisują wszyscy członkowie zarządu, choć w praktyce KRS akceptuje zgodnie ze sposobem reprezentacji – gdyż można interpretować również w inny sposób.

Rejestracja w formie elektronicznej

Rejestracja przez Portal Rejestrów Sądowych to nowa forma, istniejąca od 2021 r. W przypadku stowarzyszeń, które są jednocześnie wpisane również do rejestru przedsiębiorców, jest to obecnie forma obowiązkowa.

W tym przypadku nie ma obawy o niewypełnienie wszystkich pól, gdyż sam system sprawdza poprawność wniosku.

Wniosek podpisujemy podpisem kwalifikowanym, osobistym albo zaufanym. Najłatwiej o podpis zaufany, który jest dostępny bezpłatnie dla każdego.

Polecamy tę formę, gdyż można unikać drukowania, a odpowiedź dostaniemy szybciej, bez czekania na pocztę. Nie będzie też problemów z doręczaniem, które czasem się zdarzają.

Niestety, w tej formie jest jeden mankament: jeśli dokumenty sporządzono w formie papierowej, należy je albo uwierzytelnić notarialnie i albo w ciągu 3 dni i tak wysłać na adres sądu.

Dlatego też polecamy wprowadzenie do statutu formy obiegowej elektronicznej podejmowania uchwał, która umożliwi składanie wszystkich dokumentów w formie elektronicznej.

Czytaj też: Poradniki prawne dla obywateli i z obywatelami. Tematy wybieramy wspólnie z czytelnikami

Co robi sąd?

Sąd sprawdza zgodność statutu z prawem, a także zgodność podjętej uchwały z poprzednim statutem (np. w zakresie kworum). Nie powinien jednak decydować ani o celowości wybranych rozwiązań ani o tym, czy są rozsądne. Może jednak chcieć zapewnić, by nie były ze sobą sprzeczne.

Obecnie w postępowaniu nie uczestniczy już organ nadzoru (czyli starosta lub prezydent miasta), co przyśpieszyło postępowaniu.

Mówimy o sądzie, choć w praktyce zadania w wydziałach gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego wykonują referendarze sądowi.

Teoretycznie na rozpatrzenie sprawy ustawa wyznacza termin 7 dni, ale niestety raczej nie jest przestrzegany. Jeśli sprawa trwa ewidentnie zbyt długo, warto napisać pismo o przyspieszenie (pisemnie w przypadku wniosków papierowych oraz przez Portal Rejestrów Sądowych w przypadku wniosków elektronicznych). Teoretycznie możliwa jest również skarga na przewlekłość, ale nie ma szans na jej wcześniejsze rozstrzygnięcie.

Sąd (referendarz) może zażądać uzupełnienia braków i wyznacza termin, najczęściej siedmiodniowy, choć zdarzają się terminy 14-dniowe i 21-dniowe. Jeśli uważamy, że błędnie – po prostu nic nie robimy, choć można wyjaśnić swoje stanowisko referendarzowi w piśmie.

Referendarz w przypadku nieuzupełnienia dokonuje zwrotu wniosku, w przypadku uzupełnienia braków, ale niezgodności z prawem uchwały o zmianie statutu, może też odmówić wpisu.

Jeśli nie zgadzamy się ze zwrotem wniosku lub odmową wpisu, możemy najpierw wnieść skargę na referendarza sądowego. Potem postanowienie wydaje sąd rejonowy (w składzie jednoosobowym). Od tego postanowienia można wnieść apelację do sądu okręgowego. Nie przysługuje jednak skarga kasacyjna do Sądu Najwyższego.

Co warto pamiętać?

Wpis uchwały o zmianie statutu jest tzw. wpisem konstytutywnym. Oznacza to, że obowiązuje dopiero od czasu wpisu do Rejestru Sądowego. Czyli np. jeśli zmieniamy cel statutowy, to możemy się na to powołać dopiero po rejestracji. To samo dotyczy np. zasad głosowania albo utraty członkostwa.

Inny charakter mają już uchwały np. dotyczące zarządu czy komisji rewizyjnej – one obowiązują już od chwili podjęcia.

Zastrzeżenie: Stan prawny na dzień 4 października 2023 r. Artykuł przedstawia stan prawny według najlepszej dostępnej wiedzy, jednakże nie zastąpi porady prawnej, dopasowanej do konkretnych rozwiązań. W razie problemów prawnych zapraszamy pod adres: wroclawska.poradnia@gmail.com.

Mobilna Poradnia Prawna

Projekt “Mobilna Poradnia Prawna” realizowany przez Wrocławską Poradnię Prawną i Stowarzyszenie Nowoczesnej Edukacji Prawnej w ramach projektu „Polskie Inicjatywy Poradnicze” dofinansowanego ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Wspierania Rozwoju Organizacji Poradniczych na lata 2023-2033. Operatorami Projektu są: Fundacja Przestrzeń Lokalna, Fundacja Fundusz Lokalny SMK, LGD Stowarzyszanie „Partnerstwo dla Ziemi Niżańskiej”, Stowarzyszanie LGD „TRYGON-Rozwój i Innowacja