Organy w stowarzyszeniu. Odpowiadamy na pytania prawne dotyczące NGO
Fot. tytułowe: Polskie Stowarzyszenie Hodowców Osłów Na Rzecz Rozwoju Hodowli i Onoterapii / MOs810 / CC-BY-SA 4.0
W ramach działu prawnego czasopisma Hipermiasto, prowadzonego przez Stowarzyszenie Nowoczesnej Edukacji Prawnej w ramach Mikrograntu (Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny) odpowiadamy na pojawiające się pytania dotyczące organów stowarzyszeń.
Co zrobić, gdy upłynęła kadencja zarządu, który ma uprawnienie do zwołania walnego zebrania członków, i nie ma kto zwołać walnego zebrania członków?
Trzeba wnieść do sądu o ustanowienie kuratora. Taki wniosek może też złożyć organ nadzoru (co do zasady starosta). Kurator zwoła walne zebranie w celu wyboru zarządu.
Kuratorem może być np. członek dawnego zarządu. Wynagrodzenie kuratora pokrywa się z majątku stowarzyszenia, ale kurator może działać bezpłatnie, jeśli się na to zgodzi.
Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 maja 2008 r. I OZ 158/08 Jednakże zauważyć trzeba, iż kadencja władz Stowarzyszenia Klubu „B.” wygasła z dniem 26 czerwca 2003 r., a nowe władze Stowarzyszenia nie zostały wyłonione w zakreślonym statutem terminie. Zatem były przewodniczący Stowarzyszenia nie był uprawniony do zwołania walnego zebrania na dzień 30 maja 2006 r., bowiem Stowarzyszenie nie miało już ani zarządu, ani komisji rewizyjnej, z zwołane zebranie nie było władne do podejmowania skutecznych uchwał w żadnym zakresie, także dotyczących reprezentacji Stowarzyszenia w postępowaniach przed sądami. (…) Podkreślić trzeba, iż z uwagi na fakt, że statut Stowarzyszenia nie przewiduje procedury zwołania walnego zgromadzenia w takiej sytuacji, zastosowanie będą miały przepisy art. 30 ust. 1 powołanej ustawy prawo o stowarzyszeniach, który stanowi, że Sąd na wniosek organu nadzoru lub z własnej inicjatywy, jeżeli stowarzyszenie nie posiada zarządu zdolnego do działań prawnych, ustanawia dla niego kuratora, który to kurator zobowiązany jest do zwołania walnego zebrania członków celem wyboru zarządu.
Jakie kompetencje może mieć zarząd stowarzyszenia?
W zasadzie nie ma ograniczeń poza dwoma kompetencjami ustawowymi walnego zebrania członków: wyznaczenie pełnomocnika do zawierania umów z zarządem (art. 11 ust. 4) i przeznaczenie majątku (art. 38). Z uwagi na istotę sprawy wydaje się też wykluczone, by zarząd wybierał albo nadzorował organ kontroli wewnętrznej.
Nie ma np. przeszkód, by to zarząd przyjmował i wykluczał członków, ustalał budżet i zatwierdzał sprawozdanie finansowe. Sporne jest, czy można scedować na zarząd zmianę statutu.
Kompetencje muszą być jednak konkretnie wymienione w statucie.
Postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie – XXIII Wydział Gospodarczy Odwoławczy z dnia 23 października 2018 r. XXIII Ga 1126/18 “Przekazanie zarządowi domniemanej ustawowej kompetencji walnego zebrania członków stowarzyszenia jest naruszeniem regulacji zawartej w ww. przepisie, ponieważ narusza zakładane w tym przepisie podstawowe prawa członka stowarzyszenia – decydowanie o tych wszystkich kwestiach, które nie zostały konkretnie opisane w kompetencjach właściwych władz stowarzyszenia. Wobec tego postanowienie § 27 pkt 16 statutu, które de facto daje możliwość zarządowi stowarzyszenia podejmowania decyzji we wszelkich możliwych sprawach, jakie nie są enumeratywnie wymienione w kompetencjach walnego zgromadzenia członków i komisji rewizyjnej, jest niedopuszczalne w związku z ww. przepisami prawa.”
Jakie kompetencje musi mieć organ kontroli wewnętrznej?
Ustawa nie przewiduje żadnych konkretnych kompetencji. Należy uznać, że musi mieć jakąkolwiek kompetencję w tej dziedzinie tj. np. prawo dostępu do dokumentów albo prawo kierowania zaleceń.
Również w przypadku organu kontroli organizacji pożytku publicznego nie jest ustawowo określone, jakie kompetencje musi mieć to gremium.
Czytaj też: Co wlicza się do czasu pracy? Przebranie, dyżury, podróże…
Ilu członków musi liczyć zarząd?
Może liczyć dowolną liczbę członków. Dopuszczalny jest także, wbrew pojawiającym się wątpliwościom, zarząd jednoosobowy. Jego decyzje także noszą formę uchwał.
Ilu członków musi liczyć organ kontroli wewnętrznej?
Również ten organ może liczyć dowolną liczbę członków. Dopuszczalny jest także organ jednoosobowy, za wyjątkiem organizacji pożytku publicznego.
Ile może liczyć kadencja zarządu lub organu kontroli wewnętrznej?
Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń. Statut może także nie przewidywać żadnej kadencji tylko ciągłość pracy organu, może też przewidywać różne zasady dla różnych organów.
Czytaj też: Budżet obywatelski. Jakie są przepisy i czy można zaskarżyć do sądu?
Czy wszyscy członkowie zarządu muszą mieć równe prawa?
Nie, statut może przewidywać szczególna kompetencję prezesa, wiceprezesa lub innych osób sprawujących w funkcję choćby w zakresie reprezentacji, ale także w zakresie załatwiania wewnętrznych spraw stowarzyszenia.
To samo dotyczy organu kontroli wewnętrznej i jej przewodniczącego lub innej osoby pełniącej funkcję.
Czy uchwały muszą być podejmowane w formie pisemnej?
Co do zasady nie, bo żaden przepis nie przewiduje takiego wymogu, a czynności prawne mogą mieć w Polsce dowolną formę.
Natomiast z uwagi na wymogi prawne sporządzone w formie pisemnej lub elektronicznej (podpisanej podpisem zaufanym, osobistym lub kwalifikowanym powinny być):
- uchwała o zmianie statutu
- uchwała o składzie osobowym zarządu i organu kontroli wewnętrznej
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
- uchwała o rozwiązaniu stowarzyszenia.
Uchwały te bowiem są przesyłane sądowi rejestrowemu lub urzędowi skarbowemu.
Czy w stowarzyszeniu musi istnieć sąd koleżeński?
Nie, a kary statutowe może nakładać równie dobrze zarząd, organ kontroli wewnętrznej lub walne zebranie członków. Te same organy mogą być właściwe do wykluczania członków.
Czytaj też: Informacja publiczna. Co zrobić, gdy nie otrzymujemy odpowiedzi na wniosek?
Czy walne zebranie członków musi rozpatrzyć odwołanie od uchwały zarządu?
Tylko jeśli statut przewiduje takie odwołanie. Zasadniczo uchwały ws. członkostwa można jednak zaskarżyć do sądu, w tym do sądu polubownego – o czym dalej. Nie dotyczy to jednak innych uchwał, które nie wpływają na członkostwo.
Co jeżeli statut nie przewiduje kompetencji dla danej czynności?
Taka kompetencja przysługuje walnemu zebraniu członków, zgodnie z zasadą domniemania kompetencji walnego zebrania członków.
Nie dotyczy to jednak reprezentacji stowarzyszenia, do której właściwy jest wyłącznie organ reprezentacji, którym jest zarząd.
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie – VI Wydział Cywilny z dnia 29 listopada 2018 r., VI ACa 356/18
W sprawach w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia podejmowanie uchwał należy do walnego zebrania członków. W stowarzyszeniach zarząd nie korzysta z domniemania kompetencji, które przysługuje walnemu zebraniu członków. Kompetencje Zarządu wpisane muszą być więc do statutu i z niego wynikać. Najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie.
Czy walne zebranie członków może uchylić uchwałę zarządu?
Tylko jeśli statut na to pozwala. Nie wynika to jednak z ogólnego domniemania kompetencji. To samo dotyczy uchwał innych organów.
Walne zebranie członków może kierować uchwały dotyczące działań zarządu, które co do zasady są wiążące, ale nie powodują ograniczenia działalności zarządu ani ograniczenia reprezentacji, która byłaby wiążąca wobec osób trzecich. Statut może też ograniczyć prawo kierowania takich uchwał.
Czytaj też: Czym są zgromadzenia i jak je zgłosić? Organizacja demonstracji, manifestacji, pikiet
Czy w stowarzyszeniu można powołać sąd polubowny?
Tak, można powołać sąd polubowny np. do rozpatrywania sporów ws. składek członkowskich oraz stosunku członkostwa. Orzeczenie sądu polubownego ma moc równą wyrokowi sądu państwowego i może być egzekwowane.
Zasady dotyczące sądu i sam zapis na sąd polubowny powinny znaleźć się w statucie, dopuszczalne jest też ich doprecyzowanie uchwałą walnego zebrania członków. Nie ma przeszkód, by stałym sądem polubownym było walne zebranie członków.
Dla przykładu:
Statut Stowarzyszenia Nowoczesnej Edukacji Prawnej
§ 37. Zapis na sąd polubowny
- Sprawy ze stosunku stowarzyszenia poddaje się pod rozstrzygnięcie sądu polubownego Stowarzyszenia.
- Sąd polubowny, w braku innego ustalenia stron lub przepisów regulaminu sądu polubownego, wybiera do rozpatrzenia określonej sprawy Walne Zebranie Członków w składzie jednoosobowym.
- Walne Zebranie Członków może uchwalić regulamin sądu polubownego, określający w szczególności kwestie powołania i wyłączania arbitrów, zabezpieczania roszczeń i postępowania przed sądem polubownym.
- W sprawach o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały Walnego Zebrania Członków obowiązkowe jest ogłoszenie o wszczęciu postępowania w sposób, o którym mowa w § 35 ust. 2 najpóźniej w terminie miesiąca od dnia jego wszczęcia; ogłoszenie może zamieścić również powód.
- Sąd polubowny może orzekać według ogólnych zasad prawa lub zasad słuszności.
Czytaj też: Kim są ławnicy w sądach? Kiedy orzekają i jakie mają prawa?
Kto może zawrzeć umowę z członkiem zarządu stowarzyszenia?
Może to być albo członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków. Dotyczy to wszystkich umów (o pracę, wolontariatu, zlecenie, o dzieło, najmu, itd.).
Pełnomocnictwo lub wskazanie w uchwale mogą dotyczyć jednej umowy lub być dokonane ogólnie, w tym bezterminowo.
Nie ma przeszkód, by powołać kilku pełnomocników i/lub kilku członków organu kontroli wewnętrznej. W przypadku pełnomocnictwa, można też upoważnić do dalszych pełnomocnictw (art. 106 kodeksu cywilnego).
Warto pamiętać, że umowy zawarte z naruszeniem tego przepisu są bezwzględnie nieważne.
Wyrok Sądu Rejonowego w Gdyni – I Wydział Cywilny z dnia 10 stycznia 2022 r. I1 C 3311/20 Sąd podziela pogląd, że czynność prawna dokonana z naruszeniem art. 11 ust. 4 ustawy [Prawo o stowarzyszeniach] jest nieważna na zasadzie art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego, jako że narusza bezwzględnie obowiązującą normę, wynikającą ze szczególnych zasad reprezentacji stowarzyszenia. W rezultacie pozostaje zaaprobować też stanowisko wyrażone w judykaturze na tle kodeksu spółek handlowych, że nie można przywrócić skuteczności prawnej (konwalidować) czynności zdziałanej przez osobę, która nie mogła działać w imieniu stowarzyszenia, nie będąc jego pełnomocnikiem powołanym uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów) lub członkiem organu kontroli wewnętrznej wskazanym w uchwale tego organu.
Kto może zawrzeć umowę z członkiem organu kontroli wewnętrznej stowarzyszenia?
Takie umowy zawiera się na normalnych zasadach reprezentacji, przez zarząd.
Warto pamiętać, że członek organu kontroli wewnętrznej stowarzyszenia będącego organizacją pożytku publicznego nie może znajdować się w stosunku podległości wobec zarządu, co wyklucza zatrudnienie takiego członka jako pracownika, ale już nie na umowę o dzieło czy zlecenie.
W razie pytań zapraszamy: prawna.edukacja@gmail.com
Czytaj też: Badanie barier prawnych dla organizacji pozarządowych
Informacja Stowarzyszenia Nowoczesnej Edukacji Prawnej. Treść dostępna na licencji CC-BY-NC-SA 4.0.
Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
