Czy wniosek składany przez obywatela do urzędu trzeba podpisać?

Do Wrocławskiej Poradni Prawnej przy Stowarzyszeniu Nowoczesnej Edukacji Prawnej (prowadzącej obecnie projekt Nowoczesna Poradnia Prawna) zwrócił się jeden z obywateli z kwestią, czy należy podpisywać wnioski kierowane do władz.

W niniejszym tekście zajmiemy dwoma rodzajami wniosków, które obywatele składają do władz, urzędów, instytucji państwowych czy samorządowych. Czasami zdarza się bowiem, że te urzędy wymagają od nas podpisu.

Czytaj też: Jak zarejestrować zmianę statutu stowarzyszenia?

Wnioski – art. 241 kpa

Te wnioski to wnioski, znane pod numerem artykułu z kodeksu postępowania administracyjnego. Dotyczą postulatu jakiejkolwiek zmiany – np. nowej inwestycji, zmiany prawa, zmiany decyzji władz, itd.

Przepis mówi, że Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności – przyznać należy, że język jest nieco archaiczny, jednakże wyliczenie jest jedynie przykładowe.

Co ważne, to sam urząd powinien znać różnice między poszczególnymi wnioskami, obywatel na żadne przepisy nie musi się powoływać, choć jest to oczywiście wskazane, dla dobra tego obywatela.

Takie wnioski nie muszą być podpisywane podpisem ani elektronicznym ani odręcznym! Wystarczy imię i nazwisko w treści wniosku. Można je bowiem składać również mailem.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków stanowi, że “Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu”. Określenie “poczty elektronicznej” oznacza możliwość wysłania wniosku mailem bez potrzeby uwierzytelnienia podpisem elektronicznym jakiegokolwiek rodzaju.

Jak podkreśla Wojciech Mateusz Hrynicki w pracy “Skargi, wnioski, petycje i inne interwencje obywatelskie” (Lex, Warszawa 2022), Skargi i wnioski stanowią środki niezależne od typów pism wskazanych w art. 63 k.p.a. (podania, żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) i ich wnoszenie nie powinno być zawężane do sposobów wnoszenia pism charakterystycznych dla postępowania administracyjnego ogólnego. Do wniesienia skargi (wniosku) wystarcza zwykły e-mail. Należy pamiętać, że skargi i wnioski realizują konstytucyjne prawo do skargi i choćby z tego względu zestawianie ich na równi z pismami, o których mowa w art. 63 k.p.a., jest dyskusyjne.

Niniejsze rozumowanie potwierdzają prof. dr hab. Roman Hauser i prof. dr hab. Marek Wierzbowski (“Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz”, Legalis, 2023):  “Sposób wnoszenia skargi lub wniosku określa § 5 [Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków]. Nie sposób więc zgodzić się z twierdzeniem, że do sposobu tego odnosi się art. 63 kpa dotyczący wnoszenia podań”.

Czytaj też: Poradniki prawne dla obywateli i z obywatelami. Tematy wybieramy wspólnie z czytelnikami

Wnioski o dostęp do informacji publicznej

To z kolei wnioski, w których obywatel chciałby się czegoś dowiedzieć od urzędu. I tutaj również żaden podpis nie powinien być wymagany.

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 30 listopada 2012 r. (sygn. akt I OSK 1991/12), „w ustawie o dostępie do informacji publicznej brak jest wskazania jakichkolwiek wymagań formalnych wniosku (poza utrwaleniem go w formie pisemnej). Za wniosek pisemny uznawać należy również przesłanie zapytania pocztą elektroniczną i to nawet, gdy do jego autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny. Pogląd ten uzasadniony jest brakiem konieczności pełnego zidentyfikowania wnioskodawcy, a to ze względu na to, że żądając informacji nie musi się on wykazać jakimkolwiek interesem prawnym lub faktycznym, aby otrzymać informację. Cel ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz regulacja art. 10 ust. 2 ustawy, który przewiduje, iż informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku, uzasadnia wywód, iż postępowanie w sprawie udzielenia informacji publicznej jest odformalizowane i uproszczone.”

Jest tutaj jednak poważny wyjątek – gdyby podmiot, do którego złożyliśmy wniosek (organ) chce wydać decyzję administracyjną, wtedy ma prawo zażądać podpisu. Wtedy bowiem stosujemy kodeks postępowania administracyjnego.

Dzieje się tak w dwóch sytuacjach: gdy organ chce odmówić odpowiedzi z uwagi na wartości prawnie chronione (np. prywatność, dane osobowe, tajemnicę państwową, tajemnicę przedsiębiorcy), a także gdy chce odmówić udzielenia informacji przetworzonej, gdy uznaje, że nie jest szczególnie istotna dla interesu publicznego. Odmowa następuje bowiem w formie decyzji administracyjnej.

Co ważne, takiego wniosku wcale nie trzeba podpisywać ręcznie i wysyłać pocztą (lub zanieść osobiście), choć można to zrobić. Jako wniosek pisemny traktowany jest jednak również wniosek podpisany profilem zaufanym, który każdy może bezpłatnie założyć (m.in. za pomocą autoryzacji w systemie bankowym).

Tak podpisany wniosek może być wysłany zarówno przez system ePUAP, jak i przez pocztę elektroniczną. Od 10 grudnia 2023 r. będzie można w stosunku do większości urzędów zastosować też doręczenia elektroniczne.

Można także skorzystać oczywiście z podpisu kwalifikowanego lub podpisu osobistego.