Krajowy Rejestr Sądowy w pytaniach i odpowiedziach. Rejestracja fundacji i stowarzyszeń
Fot. tytułowe: Budynek wydziału Krajowego Rejestru Sądowego we Wrocławiu / Hipermiasto / CC-BY-NC-SA 4.0.
W ramach działu prawnego czasopisma Hipermiasto, prowadzonego przez Stowarzyszenie Nowoczesnej Edukacji Prawnej dzięki projektowi Mikrograntu (Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny) odpowiadamy na pojawiające się pytania dotyczące rejestracji organizacji pozarządowych w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Czy rejestracja w formie elektronicznej jest obowiązkowa?
Dla organizacji, które są wpisane tylko do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – nie jest.
Jest obowiązkowa dla NGO, które prowadzą działalność gospodarczą – rejestr przedsiębiorców jest tylko elektroniczny.
Czy musimy wypełniać wszystkie polecenia referendarza sądowego?
Nie. Jeśli nie zgadzamy się z poglądem referendarza, można poczekać na odmowę wpisu lub zwrot wniosku, a potem złożyć skargę do sądu. Od orzeczenia sądu przysługiwać będzie do tego apelacja.
Czytaj też: Działalność pożytku publicznego: odpłatna i nieodpłatna. Darmowy praktyczny poradnik dla NGO
Czy ustawa określa termin na uzupełnienie braków?
Niestety nie, dlatego wyznaczane są np. terminy siedmiodniowe, zbyt krótkie by zwołać nowe zebranie założycielskie. Można wystąpić z wnioskiem o przedłużenie terminu.
Jakie załączniki trzeba dołączyć do wniosku ws. zmiany zarządu/rady/komisji rewizyjnej?
- protokół z walnego zebrania członków (rady fundacji/fundatora)
- lista obecności
- uchwała o wyborze zarządu/innego organu
- zgoda na wybór
- oświadczenie o adresie do doręczeń (tylko w przypadku zarządu)
Jakie załączniki trzeba dołączyć do wniosku ws. zmiany statutu rewizyjnej?
- protokół z walnego zebrania członków (rady fundacji/fundatora)
- lista obecności
- uchwała o zmianie statutu
- tekst jednolity statutu
Czytaj też: Mandaty i wykroczenia. Czym są, jak się odwoływać? Poradnik Stowarzyszenia Nowoczesnej Edukacji Prawnej
Od kiedy ważna jest uchwała o zmianie zarządu?
Od chwili jej podjęcia (jest to wpis do Krajowego Rejestru Sądowego o charakterze deklaratoryjnym).
Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z dnia 8 grudnia 2016 r., BDF1.4800.62.2016 Istnienie lub nieistnienie faktu pełnienia funkcji członka zarządu stowarzyszenia nie jest uzależnione od dokonania wpisu w rejestrze stowarzyszeń. Następuje bowiem w drodze wyboru, rezygnacji bądź odwołania, przy prawidłowym wykorzystaniu procedur, jakie kształtują przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach oraz postanowienia statutu.
Czy umowa podpisana przez stary zarząd będzie ważna?
Tak. Warto jednak przypomnieć, że zgodnie z art. 17 ust. 1. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, ”Domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe.” zatem czynności podjęte przez członków starego zarządu co do zasady będą ważne.
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 marca 2023 r., I GSK 844/19 “Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy o KRS, domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Ustanowione w tym przepisie domniemanie jest domniemaniem prawnym w rozumieniu art. 234 Kodeksu postępowania cywilnego, wiąże zatem sąd w postępowaniu cywilnym, z tym że może być obalone, ponieważ ustawa tego nie wyłącza. Domniemanie to dotyczy wpisów, obejmuje więc treść zamieszczoną w odpowiednim dziale rejestru, natomiast nie dotyczy danych znajdujących się w aktach rejestrowych, jeżeli nie zostały wpisane do rejestru.”
W tym zakresie należałoby wykazać, że druga strona umowy wiedziała o zmianie zarządu.
Od kiedy ważna jest uchwała o zmianie statutu?
Od chwili wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (jest to wpis do Krajowego Rejestru Sądowego o charakterze konstytutywnym). Dotyczy to również spraw wewnętrznych stowarzyszenia.
Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 czerwca 2008 r., I OZ 396/08 “Uchwała o zmianie statutu stowarzyszenia staje się skuteczna z chwilą wpisania zmiany statutu do Krajowego Rejestru Sądowego.”
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 października 2016 r., II PK 210/15 “Mając na uwadze, że zgodnie z art. 16 ust. 1 tej samej ustawy, sąd rejestrowy wydaje postanowienie o wpisie stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego po stwierdzeniu, że jego statut jest zgodny z przepisami prawa i założyciele spełniają wymagania określone ustawą, nie sposób twierdzić, że niezarejestrowany statut może wywoływać skutki prawne. Wracając do treści art. 21 ust. 1 ustawy należy zauważyć, że zmiana statutu może być dokonana dla przykładu w trybie sprzecznym ze statutem. Akceptowanie, nawet w stosunkach „wewnętrznych”, tego rodzaju zmiany budzi zasadnicze wątpliwości.” “W ocenie Sądu Najwyższego zasady składania oświadczeń woli w imieniu pozwanego stowarzyszenia dotyczące stosunku pracy powoda nie mogą być wywodzone z nowej – niezarejestrowanej – treści statutu.”
Czytaj też: Badanie barier prawnych dla organizacji pozarządowych
Czy rejestracja w KRS jest płatna?
Stowarzyszenia i związki zawodowe nie płacą za rejestrację i zmiany w KRS, tylko za wpisanie likwidacji oraz wpis do rejestru przedsiębiorców. Płatne są jednak wpisy np. fundacji czy izb gospodarczych. Opłatę trzeba też uiścić od wpisu dotyczącego rozwiązania stowarzyszenia.
Kto podpisuje wnioski o wpis do KRS?
W przypadku stowarzyszeń wnioski o wpis stowarzyszenia i zmianę statutu podpisuje cały zarząd. Wnioski o zmianę wpisu dotyczącego zarządu lub organu kontroli wewnętrznej podpisuje się jednak według zasad reprezentacji.
W przypadku fundacji i innych organizacji wnioski podpisuje się według zasad reprezentacji
Co jeśli mamy papierowy załącznik, a chcemy złożyć wniosek elektronicznie?
Są trzy możliwości. Można albo uwierzytelnić skan u notariusza, albo uwierzytelnić przez pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego) albo w ciągu 3 dni przesłać do sądu. Ostatnie rozwiązanie jest dość kuriozalne, biorąc pod uwagę cele elektronizacji.
Wszystkie wymagane dokumenty można jednak sporządzić elektronicznie, w tym listę założycieli stowarzyszenia można podpisać podpisem zaufanym. Warto pamiętać, że inaczej niż lista założycieli stowarzyszenia, lista obecności walnego zebrania członków stowarzyszenia nie musi być podpisana przez członków, jeśli statut przewiduje posiedzenie zdalne.
Czytaj też: Organy w stowarzyszeniu. Odpowiadamy na pytania prawne dotyczące NGO
Co jeśli wyślemy wniosek (papierowy) do niewłaściwego sądu?
Nic się nie stanie. Zgodnie z art. 200 § 1(4) Kodeksu postępowania cywilnego, “sąd, który stwierdzi swą niewłaściwość, przekaże sprawę sądowi właściwemu.”
Czy musimy kolejne wnioski wysyłać również elektronicznie?
Nie, jest możliwe wysyłanie kolejnych wniosków papierowych również wtedy, gdy poprzednie wnioski były wysłane w formie elektronicznej.
Czy można zarejestrować stowarzyszenie przez system S24?
Na razie jest to niemożliwe, ale w Sejmie jest już projekt ustawy, który to umożliwi. Rejestracja za pomocą wzorca statutu ma trwać jeden dzień.
Ile powinien trwać wpis do KRS?
7 dni, chyba że w tym terminie zostanie przesłane wezwanie do uzupełnienia braków. W przypadku naruszenia tego terminu można wnieść do przewodniczącego wydziału (również przez system Portalu Rejestrów Sądowych jako pismo w sprawie).
W przypadku naprawdę długiego naruszenia, przysługuje skarga o stwierdzenie, że w postępowaniu, którego skarga dotyczy, nastąpiło naruszenie jej prawa do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki. Sądem właściwym do rozpoznania skargi jest sąd przełożony nad sądem, przed którym toczy się postępowanie – czyli sąd okręgowy.
Czytaj też: Budżet obywatelski. Jakie są przepisy i czy można zaskarżyć do sądu?
Masz pytania? Pisz: prawna.edukacja@gmail.com
Informacja Stowarzyszenia Nowoczesnej Edukacji Prawnej. Treść dostępna na licencji CC-BY-NC-SA 4.0.
Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
